Expense
Outsourcing
Il servizio di Expense Outsourcing è progettato per ottimizzare la gestione delle note spese aziendali, garantendo controllo, conformità e sicurezza.
Vantaggi
Controllo delle spese di trasferta
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Prevenzione dell'overspending: verifiche documentali professionali assicurano che le spese di viaggio non superino i limiti aziendali stabiliti.
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Riscontro preciso: confronto dettagliato tra quanto dichiarato dai dipendenti e i giustificativi allegati.
Garanzia della compliance fiscale
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Verifica documentale: controllo della documentazione per garantire la corretta classificazione contabile e fiscale delle spese.
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Riduzione del rischio: procedure di audit per mitigare il rischio di sanzioni fiscali per il datore di lavoro.
Prevenzione delle frodi e delle pratiche scorrette
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Monitoraggio delle spese sensibili: verifica di omaggi, spese di rappresentanza e acquisti aziendali per identificare pratiche scorrette o fraudolente.
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Controllo di coerenza: verifica della corrispondenza tra dichiarazioni dei dipendenti e documentazione di supporto.
OTTIMIZZAZIONE
Digitalizzazione e Integrazione
Processi digitalizzati: utilizziamo soluzioni tecnologiche avanzate per gestire note spese e documentazione in modo completamente digitale, garantendo efficienza, precisione e un notevole risparmio di tempo.
Integrazione con sistemi esterni: collegamento con agenzie di viaggio e sistemi di pagamento elettronico aziendale, per una gestione fluida e integrata che assicura la sincronizzazione di tutte le operazioni.
Servizio di audit: l'attività di controllo, liquidazione e contabilizzazione delle note spese è in capo ai nostri specialisti.
CONTROLLO
Giustificativi e anomalie
Presa in carico: le note spese digitali da liquidare vengono sottoposte a un controllo totale e i giustificativi elettronici inseriti nel sistema.
Controllo dei giustificativi: verifichiamo i giustificativi a supporto delle spese, assicurandoci della loro esistenza e leggibilità, dell'idoneità fiscale, della corrispondenza dei dati e della natura delle spese.
Eccezioni e anomalie: gestiamo le segnalazioni e le richieste di integrazioni documentali tramite e-mail, indirizzandole al dipendente o all'ufficio centrale preposto, seguendo regole condivise.
SPORTELLO
Supporto al dipendente
Supporto diretto: solleviamo l'azienda dagli oneri di assistenza agli end-user per questioni relative all'utilizzo dell'applicativo.
Copertura: copre l'intero processo, dalla prenotazione della trasferta (pre-travel), alla creazione della nota spesa, fino al caricamento dei giustificativi di spesa (on-travel).
Tempistiche: assicuriamo supporto efficiente e tempestivo, migliorando l'esperienza di gestione delle trasferte e garantendo un flusso operativo senza intoppi. il tempo necessario per rispondere alle richieste varierà in base alla complessità del quesito posto.